HOME OFFICE

 

Fuera de la contingencia sanitaria que existe actualmente por el coronavirus, ya se ha hablado mucho a cerca del trabajo desde casa, teletrabajo o Home Office. Sin embargo la contingencia está haciendo que reconsideremos esta opción ante el incremento de los contagios en México y en todo el mundo.

 

En Sic Celaya nos dimos a la tarea de recopilar información sobre las herramientas y soluciones existentes, así como consejos de los especialistas, que hagan más fácil la transición al trabajar desde casa:

 

HERRAMIENTAS:

 

Dropbox
Esta herramienta ya es indispensable para todos los trabajadores. Esta locación virtual almacena documentos de manera segura, otorgando acceso a cualquier persona que lo necesite.

 

Join.me
Este programa para tener juntas virtuales y compartir pantallas es indispensable para trabajar de manera remota. Join.me se usa de manera intuitiva y no requiere descargas o suscripciones de tu parte o tus clientes.

 

Narrow.io
Esta plataforma te permite incrementar el número de seguidores en tu cuenta de Twitter de manera rápida y sencilla. No solo eso, estos followers serán personas reales verdaderamente interesadas en el mensaje que das.

 

Trello
Esta herramienta te permite manejar tus pendientes de manera visual organizándolos por listados y miembros de equipo.

 

Skype
No hace falta presentar a este programa básico de la oficina pues permite mantener la comunicación a distancia de manera barata.

 

Time Trade
Esta herramienta permite sincronizar agendas con las personas con las que te reúnas y se complementa perfectamente con Google Calendar. Es muy útil cuando estás de viaje y tienes poco tiempo disponible.

 

Express VPN
Es una red virtual privada que podría salvarte la vida. Por ejemplo, en China están bloqueadas casi todas las redes sociales. Esta herramienta te permitirá acceder a tus sitios web habituales.

 

 

TIPS:

El trabajo remoto desde casa, ayuda no solo a reducir los costos de las oficinas como tal, sino que además, aumenta la productividad de las personas. Esta práctica es un gran reto a implementar en muchas empresas por sus grandes ventajas y beneficios, tanto para la misma empresa en reducción de costos, como para los empleados que podrán ser contratados en cualquier parte del mundo, sin limitaciones geográficas. Además, se evitarán gastos de tiempo y dinero, en alimentación y transporte.

Esto es lo que sucede con los colaboradores de empresas como la startup Viajala, el metabuscador de vuelos y hoteles que posee colaboradores en varios países, sin una oficina que los centraliza, fuera de Medellín, sede de la compañía. “No hay una mejor opción que permitir el home office para las empresas que quieren expandirse internacionalmente. Si los empleados son disciplinados, enfocados y tienen un espacio para trabajar, todo va a salir bien", explica Thomas Allier, CEO de Viajala. La empresa tiene tres millones de usuarios mensuales en los ocho mercados donde actúa y prevé crecimiento de sus operaciones.

 

 

Aquí algunas recomendaciones, para una vida profesional exitosa en teletrabajo, dadas por empresas internacionales y lecciones aprendidas de quienes trabajan remotamente:

 

1. Establece horarios

Al estar en casa, es tentador quedarse más tiempo en la cama o ver una serie en el horario de oficina. Para ser más productivo sin perder el foco, es
importante respetar una rutina profesional: levantarse siempre al mismo tiempo, arreglarse como si fuera a la oficina (bañarse, vestirse, desayunar) y marcar tarjeta, aunque eso signifique solo prender el computador.

 

2. Dispón un espacio para su oficina en casa

Invierte en un lugar fijo y equipado de trabajo con todo lo que necesitas en el día a día: una silla cómoda, una mesa funcional, material de oficina, wifi potente, agua, snacks, etcétera. Trabajar en la cama, o en diferentes espacios no establecidos (como el comedor o el sofá) puede ser poco profesional, ya que es más difícil separar cuando estás sólo con tu ordenador conectado, haciendo otra cosa, que cuando estás realmente trabajando. Levantarse a cada instante para buscar algo - un
lapicero, agua, papeles y anotaciones - también puede afectar el rendimiento.

3. Haz saber a tu familia y amigos que no estás disponible

Para quien o quienes viven contigo puede ser difícil entender que estás, sí, en casa, pero no estás de vacaciones y no estás disponible para resolver problemas, hacer compras o ir a tomar una cerveza en la mitad de la tarde. Es necesario dejar claro cuál es tu horario de trabajo y que tu trabajo desde casa, es igual como si estuvieras trabajando de manera presencial en tu empresa.

 

4. Sal de vez en cuando de casa

Si trabajas desde tu casa, almuerzas en casa, tomas un café en casa y resuelves todo por teléfono, date un respiro y sal. En este modo de vida, existe un alto riesgo de pasar días sin ver la luz del sol. Organiza almuerzos con amigos, toma un café cerca, camina o sal en bicicleta a la calle, resuelve pendientes personalmente.

 

5. Si te sientes solo, cambia de ambiente

"Trabaje en bibliotecas públicas, cafés tranquilos u opta por coworkings para tener contacto con las personas, eso ayudará a alejar esa sensación de aislamiento", recomienda Thomas Allier.

 

6. Ejercita tu concentración

Aprovecha para deshacerte de lo que no te gusta del ambiente en la oficina - mucho movimiento, teléfono timbrando, conversaciones en tono alto, reuniones a toda hora - pero cuídate de no reemplazar todo por otras distracciones, como tu cómodo sofá, celular, mascota, Netflix...

 

7. Organiza tu casa y tu espacio de oficina

Si tu ambiente de trabajo es tu vivienda, necesitas tener la seriedad de oficina. Mantén la casa limpia, las cosas en su lugar y tu escritorio en orden. Perder el tiempo recogiendo o limpiando tu escritorio, va a generar falta de concentración.

 

8. Finaliza tu día laboral

Al estar en casa, puedes terminar extendiendo tus horas de trabajo (solucionar un mínimo problema, responder a mensajes de correo electrónico) sólo porque ya tienes el computador abierto. Cuando las personas sienten que les está rindiendo, terminan alargando el día de trabajo, ya que la sensación de productividad es buena. Siempre habrá demanda, pero eso no quiere decir que necesitas resolverla inmediatamente. Separa lo que es urgente de lo que no es y desconéctate. Tan necesario como la disciplina para empezar el día de trabajo es tener la disciplina para terminarlo, o terminarás trabajando 24 horas, sin darte cuenta.

 

 

CONSEJOS  Y REGULACIONES PARA IMPLEMENTAR EL TELETRABAJO EN MÉXICO:

 

Una reforma a la Ley Federal del Trabajo, que se discute en México, busca incluir en el artículo 311 el concepto de home office con obligaciones y derechos para colaboradores y empleadores. El éxito de esta medida dependerá de qué tan preparadas estén las empresas para implementarlo. Aquí te damos cuatro consejos para estar listos.

 

1. Establece una política. “El teletrabajo no es para todos”, dice Hazel Agüero Vieyra, consultor senior de Engagement Insights de Willis Towers Watson (WTW). Por eso debes definir qué puestos pueden cumplir su objetivo trabajando vía remota e incluir indicadores específicos que te permitan medir el cumplimento de objetivos. “Cada industria y cada empresa tendrá su propia política. Ésta debe ser clara, definida y bien comunicada”, acota la experta.

 

2. Promueve una cultura. Para no afectar el rendimiento y motivación de los empleados, debido a que no todos podrán beneficiarse de esta modalidad de trabajo, debes preparar tus mensajes y buscar otras modalidades de trabajo flexible, sugiere Hazel Agüero. De la misma forma, necesitas líderes que sepan gestionar gente a distancia.

 

3. Prevé el impacto. La iniciativa de ley señala en el 330-B que el empleador deberá ofrecer al teletrabajador los medios tecnológicos (como aparatos) y condiciones de servicio y ambiente requeridos; el empleador tendrá la responsabilidad de custodiar los equipos o programas de manejo de información que sean proporcionados. “Como empresa debes considerar que al principio será una inversión importante de recursos para darle a tus empleados la infraestructura que les ayude a cumplir sus tareas, además de tiempo para el proceso de adaptación”, advierte Elizabeth Nejamen, consultora senior de Talento de WTW.

 

4. Mide riesgos. “El teletrabajo implicará que tus colaboradores se conecten a redes WIFI fuera de tu control. Para no sufrir un ataque cibernético debes tener la infraestructura tecnológica para poder proteger tu información”, recuerda Hazel Agüero. La seguridad de la información también tiene que ver con establecer una cultura de medición de riesgos respecto a la confidencialidad de información, añade Elizabeth Nejamen.

 

CÓMO MANTENER LA PRODUCTIVIDAD…

Qué hay que hacer para asegurarse de que esta decisión no provocará un descenso de la productividad o la motivación individual de los empleados.

 

La empresa se adapta a los nuevos tiempos y la gerencia comienza a plantearse cuánto teletrabajo es aconsejable. Es una duda que asalta a propietarios de pymes, pero también a los responsables de recursos humanos de grandes corporaciones. Por una parte, se quiere dar flexibilidad a la plantilla, dejarles elegir desde dónde realizar sus tareas. Sin embargo, por otro lado, está la incertidumbre sobre aspectos como los siguientes:

·         Cómo alinearse con las exigencias legales del control horario para llevar un control de presencia escrupuloso.

·         De qué modo mantener la cohesión del equipo, cuando sus miembros ni siquiera se pueden ver en persona.

·         Qué hay que hacer para asegurarse de que esta decisión no provocará un descenso de la productividad o la motivación individual de los empleados.

Según revela un estudio de la Universidad de Stanford, el cual se desarrolló por casi dos años siguiendo los hábitos y resultados de un nutrido grupo de teletrabajadores, el aumento de la productividad laboral que se logra mediante el teletrabajo es asombroso, llegando dicho aumento a ser en algunos casos el equivalente a un día completo de trabajo.

La concentración, que se mantiene durante periodos de tiempo más largos en el hogar, una mejor conciliación de la esfera personal y profesional y mayor facilidad para evitar horas extras, con sus consecuencias, como llegar tarde a la casa o tener que salir de allí más temprano varias veces a la semana; prueba los beneficios del teletrabajo.

Además, el desgaste de los empleados disminuyó en un 50% entre los teletrabajadores. Podría parecer inverosímil, pero los datos objetivos prueban que:

·         Los teletrabajadores hacen menos descansos durante su jornada laboral.

·         Se reduce el absentismo, debido a que causan menos bajas por enfermedad.

No solo eso, a estas ventajas hay que sumar el ahorro que el empresario obtiene en términos de alquiler de instalaciones, que en algunos lugares puede ser considerable y el hecho de que los teletrabajadores contribuyen al objetivo de sostenibilidad de la empresa, al evitar desplazamientos en sus vehículos, ayudando así a la reducción de las emisiones de carbono.

… pero ¿cuánto teletrabajo es aconsejable?

A pesar de lo positivo del trabajo remoto es preciso tomar en consideración cuánto teletrabajo es aconsejable. Para el empleado, la mayor desventaja de trabajar desde casa a diario puede ser la soledad.

El problema es que ese aislamiento podría llegar a hacer mella en la cohesión del equipo. El resultado sería un descenso de la motivación y los índices de satisfacción laboral, conflictos internos y puede que, en último término, incluso el cliente terminase viéndose afectado por un descenso en la calidad del servicio.

Es por eso que conviene establecer cuánto trabajo es aconsejable para cada empresa. La gerencia deberá fijar un número mínimo de días en los que se debe acudir a la oficina. Lo normal es que sean dos o tres.

Así, cuando la mitad de la semana se está en contacto directo con los compañeros, los superiores y otros miembros del ecosistema empresarial, se evitan los problemas de estar siempre ausente.

Conviene, no obstante, considerar la introducción de algunas ventajas para los empleados que optan por el teletrabajo o algún otro modelo de flexibilidad horaria. Podría plantearse la retribución flexible como solución idónea. 

Uno de sus puntos fuertes es que permite a cada empleado ser quien decide en qué términos se establecerá su compensación en especie. Así, por ejemplo, se puede optar por este tipo de compensaciones como ayuda extrasalarial (la empresa asumiría el coste y se consideraría un complemento).

Otra opción es considerar la compensación como parte de un plan de retribución flexible, donde el empleado decide qué parte de su salario recibe en especie, adaptando el beneficio a sus necesidades y obteniendo ahorro: habrá quien desee el pago de la guarderías de sus hijos, otros que prefieran pagar las comidas diarias o algunos que opten por los gastos de transporte. Lo mejor es que, cualquiera de las opciones que escojan les ayudará a aumentar su poder adquisitivo.

De esta forma, a la vez que se concreta cuánto teletrabajo es aconsejable, se logra una doble flexibilidad: la organizacional y la retributiva. ¿Te habías planteado decidirte por una opción mixta para tu negocio y aprovechar las ventajas del teletrabajo y de acudir a la oficina? ¿Qué te ha frenado hasta ahora? ¿Cuestiones tecnológicas o la cultura corporativa?

 

 

Soluciones de Facebook y Google para Home Office:

 

Workplace, es la solución de Facebook para trabajo colaborativo.

 

Workplace es una red social creada Facebook de tipo empresarial, que pretende poner en contacto a todos los miembros de una organización a través del Smartphone. Con Workplace serás capaz de estar conectado y no disminuir tu ritmo de trabajo, por ejemplo, podrás aportar ideas al proceso creativo de tu equipo mientras te desplazas.

Está diseñado completamente para el ámbito empresarial, no tiene publicidad y aunque es creada por Facebook no tiene nada que ver con la red social ya que trabaja de manera independiente.

 

 

G Suite de Google.

 

 

G Suite (anteriormente conocido como Google Apps for Work) es un servicio de Google que proporciona varios productos de Google con un nombre de dominio personalizado por el cliente. Cuenta con varias aplicaciones.  Incluyendo Gmail, Hangouts, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Groups, News, Play, Sites y Vault.


Las Apps más descargadas durante el Coronavirus, según artículo de Entrepreneur:

El home office y las videoconferencias han llegado para sustituir los encuentros en la vida real y a la vez ayudar a mantener el contacto con nuestras personas queridas de manera segura.

 

1. Houseparty

Se trata de una app de videoconferencias con la que podrás chatear con varios amigos a la vez y también participar en juegos en línea grupales. 

 

 

 

2. Zoom Cloud Meetings

Esta herramienta es excelente para tener juntas de trabajo, videollamadas y hasta webinars. 

 

 

 

3. Google Classroom

Es la herramienta gratuita de Google para gestionar clases. Sirve para gestionar tareas, comunicarse con los alumnos, subir material didáctico, etc. 

 

 

 

4. Netflix

No es que Netflix no fuera ya popular, pero la cuarentena está obligando a muchos a repensar cómo convivir con sus amigos. Entra aquí la extensión Netflix Party con la que puedes ver series o películas con varios amigos a la vez. 

 

 

 

5. Scan & Translate + Text Grabber

Esta app captura textos de cualquier fuente impresa (documentos, libros, letreros, intructivos o anuncios) y los traduce inmediatamente a 90 idiomas.